Welcome to Letterz
Get the Book
for FREE!

ThS Tâm lý Lê Minh Huân lưu ý những lỗi viết email thường gặp

(MTD) Nhiều người thực sự “tuổi trẻ tài cao” và Huân rất ngưỡng mộ, nhưng Huân sẽ cảm thấy thuyết phục hơn nếu người đó đã tài mà còn có đức nữa… Giữa tài và không có đức với có đức mà ít tài thì Huân chọn làm việc hoặc kết giao với đối tượng thứ hai.

Cái đức ăn nói, học hành, làm việc, đối nhân xử thế là tài sản chỉ có tự thân làm giàu có hơn, phong phú hơn và không ai có thể lấy đi được. Trong đó, ăn nói hay giao tiếp, viết lách như viết mail Huân rất rất để tâm.

Vậy, câu hỏi đặt ra là, nếu viết một chiếc email không xong thì bạn mất gì?

Có thể: Mất cơ hội trò chuyện tiếp, mất hình ảnh, uy tín, mất sự chuyên nghiệp, mất việc, mất mặt, mất thời gian, mất mối quan hệ… Trừ khi bạn làm việc không cần email, không cần nhắn tin hay thư từ.

Do đó, thường người ta sẽ không thể đánh giá cao nếu chiếc mail của ai đó mắc quá nhiều lỗi cơ bản.

Chẳng hạn:

1. Sai chính tả

Đây là chuyện muôn thuở, Huân cũng sai, nhưng sai đến mức đọc vô thấy ngứa ngáy cả “chính tả” thì Huân xin “nhân ái” hãy buông tha cho Huân chốc lát để Huân “hành sự”:

– Một lần, một bạn làm nghề viết mới vào nghề, gửi cho Huân mấy trang đề dẫn… để Huân điền vào phần trả lời mà Huân không điền nổi vì bận sửa chính tả cho bạn đó, xong Huân nói: “nghề của em là viết mà…”, rồi Huân nói thêm nhiều lắm…

Em ấy cảm ơn nhưng bao biện ghê lắm, là bản nháp, là còn có người biên tập… Thế ra, em có thể coi mình là “người trả lời nháp” chăng?

Lần khác mà thấy em ấy mail là Huân “xin vĩnh biệt cụ”. Chắc vì biết tính này của mình, nên anh chị nào làm việc với Huân trước giờ có liên quan đến viết lách đều rất chuẩn chỉnh, kể cả giới thiệu người mới trò chuyện với mình cũng nhắc: “nói chuyện với Huân phải nghiêm túc nha!”. Thương ghê luôn! Huân học được rất nhiều.

– Còn sinh viên các ngành báo chí, ngôn ngữ, sư phạm, sinh viên ngành khác và những bạn ứng tuyển vị trí giáo viên mà viết tắt, viết sai chính tả như “mưa sao băng” thì Huân chỉ muốn làm sao chổi, sao quả tạ… Huân đương nhiên lại tốn thời gian chấn chỉnh “rồi em sẽ làm giáo viên” mà giáo viên thì phải “chuẩn” nhất có thể…

Đó, Huân hiền lắm, hãy tha cho Huân.

2. Viết email “đồng phục”

Viết một chiếc tâm thư nhưng lúc xưng anh, lúc Thầy, lúc bạn, lúc mẹ, lúc chị, lúc tôi… là có khi tới công chuyện.

Nhất là mail mời họp, mời dự lễ mà vậy là biết sao chép mail mẫu rồi thay thế đại từ không hết chỗ, Huân phải “ngậm bồ hòn” hoặc “ngậm đắng, nuốt cay”, lỡ ngậm không nổi thì Huân lại ra tay nghĩa hiệp “nhờ sửa”. Còn Huân ghét thiệt sự thì Huân lơ luôn cho lành.

Email mời Huân dạy hay làm gì đó mà đồng phục như vầy, sai như vầy, Huân thường từ chối thiệt khéo nhưng nếu họ vẫn thiết tha mời lần 2, 3 thì Huân sẽ suy nghĩ lại coi như “lỗi do thằng đánh máy” và mời họ “sửa” để họ không mất mặt khi mời người khác. Nhưng như vậy, “tình cảm” đã đổ vỡ ít nhiều… Bù lại, Huân thấy đáng làm nên làm.

Nhất thiết phải đặt cái tâm mình vào từng email, đặc biệt là khi muốn ai đó hỗ trợ mình hoặc muốn trình bày gì đó cho người khác rõ. Chứ để họ lên cơn “bạo bệnh ức chế” thì họ đâu có bình an mà nhận lời. Tuy nhiên, vì “gió dập, sóng dồi” nhiều phen nên giờ Huân đã khá bình an khi thấy mail như vậy rồi ạ!

ThS Lê Minh Huân: ” Viết một chiếc tâm thư nhưng lúc xưng anh, lúc Thầy, lúc bạn, lúc mẹ, lúc chị, lúc tôi… là có khi tới công chuyện”

3. Nội dung email sai khiến/ra lệnh

Ai học/dạy/làm gì nghiêng về giao tiếp ngôn ngữ, phi ngôn ngữ, viết mail, soạn văn bản… thì rất ngại và ngửi thấy mùi “mệnh lệnh” liền và cũng thường dẫn tới sự thất bại của cuộc trao đổi. Nói họ khó cũng được nhưng họ chuộng cái hay, cái đúng, cái đẹp… Nếu cứ dễ dãi chấp nhận cái dở nhỏ, cái xấu ít thì lâu ngày sẽ thấy lờn với cái tệ to, cái xấu nghiêm trọng hơn.

Ví dụ: Bên em muốn mời Thầy làm chuyên đề… Tụi em muốn nhận câu trả lời trước tối nay… hay trước ngày tháng năm (rất gấp)…

Rồi cái này nên được hiểu là mời hay hạ lệnh? Hoàn toàn có thể đệm “hoàn cảnh lịch sử” vô mà. Hay viết sao cho nhẹ nhàng hơn.

Chẳng hạn,

– Thưa Thầy, dù em biết có thể phiền lòng Thầy khi chúng em muốn biết câu trả lời vào tối nay nhưng…

– Hoặc Thầy ơi, em rất mong… nên trông đợi câu trả lời…

– Thầy giúp BTC phản hồi sau mấy ngày suy nghĩ hoặc trước tối ngày hôm kia nha Thầy.

– Mong Thầy không cảm thấy khó xử hay bla bla… vì đề nghị này.

Viết vậy, tui xỉu một cái rụp liền luôn.

Mấy bạn biết hông, mỗi lần tui viết email cho sếp hay Thầy Cô tui hay cho mấy anh chị phóng viên thôi là tui ngồi chọn từ ngữ, chọn câu, chọn dấu, chọn thời điểm gửi mất ít nhất mấy mươi phút, cao hơn là mấy ngày. Viết mail cũng để người ta thương mình với nhen.

4. Email áp đặt “như đúng rồi”

– Em tìm hiểu và xét thấy Thầy rất phù hợp với chủ đề/vị trí này nên mời tham dự.

– Em nghĩ trong số các báo cáo viên thì Thầy đáp ứng các tiêu chí của BTC nên…

– Em nghĩ Thầy xuất hiện trong chương trình này sẽ đánh bóng được tên tuổi, sẽ quảng cáo được cho…

– Nếu Thầy làm tốt em sẽ đăng bài lên…/cho “lên sóng”…

Hông lẽ, tui hám danh như vậy luôn sao trời? Tui không thể nói là tui hoàn toàn vô tư khi lên truyền thông, nhưng (nói như một người chị) nếu “nổi tử tế” một chút mà giúp được cuộc đời, giúp mình được cái gì thì tui thấy nó đáng đeo đuổi. Đừng dùng xảo thuật là được. 

Với những email như vậy, tui nghĩ trong bụng: Dạ, nhưng tiếc là “Huân bận buồn lòng” rồi ạ!

Mọi người nghĩ sao? Nếu có ai đó đáp ứng tiêu chí thì cũng nói cho khéo chứ, “tui đâu thuộc về ai” mà như “anh hợp đó, giờ có đi không thì bảo” được. Cách nói biểu hiện tâm ý là vậy.

Vầy ha,

– Em đã hỏi thăm, tìm hiểu về lĩnh vực chuyên môn của anh/Thầy, em sẽ rất vui/hân hạnh/lấy làm… hay em rất muốn được Thầy xem xét/nhận lời/hỗ trợ/giúp đỡ…

– Em mong Thầy có thể sắp xếp thời gian để trò chuyện/báo cáo cho buổi…

Mình thấy viết vầy, không có khó khăn lắm đâu, phải không ạ?

5. Mail không chú trọng kĩ thuật

– Viết năm ba chữ, xuống dòng, chèn hình hoặc kí tự, viết hoa thường, bôi màu, in nghiêng, đậm, dùng nhiều font, size chữ vô tộ vạ.

– Mail không có chủ đề, tiếng Anh – Việt lẫn lộn

+ “Dear Huân/Hi Huân” là một ví dụ. Sao mình không dùng: Huân thân mến, chào Huân, Huân ơi… cho nó thuần Việt luôn ạ?

+ Chị có job này, Huân thử apply…

Chi vậy ạ? Huân đâu có cần học tiếng Anh trong lúc trao đổi mail đâu.

Nếu vì anh/chị giỏi tiếng Anh, cái viết lẫn lộn tí thì dành thời gian đọc lại ít nhất 1 lần điều mình vừa viết để sửa – cảm giác tôn trọng người đọc biết bao nhiêu. Còn vì thời gian anh, chị quý giá quá nên cứ để Huân mất thời gian buồn/khựng lại để hiểu ý “nửa Tây, nửa Ta” thì Huân e là… Huân sẽ quý thời gian hơn nếu gặp những mail sau từ mình và không dám mở ra đọc nữa…

6. Xé lẻ mail/tạo nhiều mail trả lời

Sự chuyên nghiệp đến từ cả cách trả lời mail, cái này, mình nói ra sẽ rất đụng chạm nhưng phải nói để chúng ta cùng nhìn lại. Vì một ngày mình xử lý rất nhiều loại email, một tháng, một năm nhân lên thì vô cùng khủng khiếp. Nên mình thường gom mail về một mối để cần tìm khỏi phải rối.

Ví dụ ai đó gửi một email trao đổi về chuyện A mà phải trao đổi 8 lần mới xong thì đừng mỗi lần trả lời là viết một mail A’, A’’, tức là không nên tạo mail mới mà hãy nhấn “trả lời” vào đúng mail cũ, để khi vào mail người ta mở phát sẽ đọc được tiến trình trao đổi có đầu có đuôi. Lưu ý nữa, nếu chủ cuộc hội thoại họ gửi cho 10 nhân viên và họ không cần phản hồi công khai thì đừng nhấn vào “trả lời tất cả”, chỉ cần nhấn “trả lời” riêng cho người gửi, để khỏi phiền người khác. Chứ mail nào đó gửi cho 100, 500 người, nhận lại 100, 500 cái mail phản hồi vô bổ thì quá là rắc rối, thiếu tinh tế và gây khó chịu.

Nếu mà một ngày nhận 80 cái email gặp các lỗi này thì căng thẳng vì kiềm chế “sự khẩu nghiệp” thôi đã là thử thách rồi.

Rồi lúc cần truy xuất thông tin cấp 1/mail gốc mà mò trong rừng mail cùng chủ đề A thì có đau đớn không, mò đến hết cả thanh xuân.

7. Email đòi hỏi

Tốt nhất, là khi mình dự định nói gì, làm gì với ai đó mình viết ra danh sách tất cả những cái mà mình có khả năng cần thu thập/cần hỏi và hãy trình bày kiểu liệt kê trong cùng một mail thì người nhận sẽ biết ơn lắm. Bởi nó rõ ràng và cất công trả lời một lần cho đáng.

Lại kể thêm, có nhiều đơn vị mời mình báo cáo chuyên đề, có thể Huân làm miễn phí, hoặc lấy phí cho có vì họ nài nỉ giảm giá này nọ… Thấy thương nên giúp mà họ thì không biết có thương mình hay không hay vì thiếu tính tế, kiểu:

+ Lần 1: Thăm dò mình có dành thời gian cho họ được không? Cái này bình thường… nhưng nên báo tên chủ đề mời/nội dung muốn mình báo cáo luôn… Vì đôi khi, mình sẽ rảnh nếu đó là đề tài “hợp gu”, chứ mình làm tâm lý mà mời nói chuyện chính trị, kinh tế… mình rảnh cũng không dám đá sân này.

Hoặc mình biết nó cấp thiết hơn thì mình thu xếp chuyện riêng, dời lịch khác lại để nhận. Quan trọng nữa là nói thẳng có phí hay không luôn để mình nghĩ, chứ mời mình dạy rồi mình còn phải hỏi có trả phí không, mình siêu ngại. Mà cũng bởi vì ngại nên mình bị người ta quỵt tiền dạy quài, mình im luôn. Thân thiết còn hỏi, có nơi hỏi quài, cũng như hỏi hư không…

Hay đòi hỏi đáp ứng 80 cái yêu cầu xong, dạy xong thấy chuyển khoản cho được mấy trăm ngàn dù đơn vị rất to, tính chất xuyên quốc gia, quốc tế… Thà nói mình, em rất muốn làm nhưng không có tiền hoặc Thầy giúp được không, Huân thấy tâm huyết là Huân “MIỄN PHÍ Ạ!”, chứ lòng Huân không thể đo đạc bằng tiền nhưng cũng không nên trả cho có khi bạn thực sự “giàu có/có khả năng trả” hay trả cho người làm việc tương tự với mức cao vì họ “chịu trả giá” với bạn. Huân cũng biết buồn chứ!

+ Lần 2: Xong lần 1, lần 2 đòi lý lịch, CV, đòi mình nói chuyện với giám đốc/chủ quản…

Đợt dịch, có đơn vị kia, họ thấy mình làm miễn phí cho trẻ mồi côi trong đại dịch, tham gia tư vấn miễn phí, tư vấn cho thân chủ cũng miễn phí, rồi thấy bài mình trên báo cái hẹn mấy lượt, đến lượt gặp chủ quản cty họ, rồi hỏi chuyện mình kiểu hạnh họe, khoe có đội ngũ chuyên gia quốc tế, hỏi mình có đáp ứng không? Họ mời mình mà như mình xin họ giúp sức thì sao mà mình dám làm được, khéo vào làm chung họ lại nghĩ mình “đĩa đeo chân hạc” thì ấm ức chịu gì nổi. Về lo cty mình, làm chuyện mình thích cho rồi.

+ Lần 3, 4, thứ n, đòi tài khoản ngân hàng, đòi nội dung, đòi slides, đòi hình cá nhân…

Huhu… Thà Huân ra làm bạn với sâu trong vườn, cá dưới nước, chim trên trời nếu biết tình trạng này còn hơn là phải đi “tòng mệnh” kiểu này. Làm vậy thì sao xứng tầm chuyên nghiệp, báo cáo viên nào còn dám ở lại với bạn lần mời tiếp theo? Huân không có nhu cầu dạy nhiều, xuất hiện nhiều mà bất chấp như vậy đâu. Huân thà làm nhiều và mệt trong sung sướng chứ không thích “có tiếng, có miếng” nhưng lòng mình bất khả, bất kham…

Tính ra, Huân còn định viết nhiều lắm luôn, nhưng chắc khịa vầy, sân si vầy là “quá đáng” rồi ạ!

Công bằng mà nói, thời buổi bây giờ, ngoài “học ăn, học nói” còn học viết nữa đó cả nhà ha!

Mong là những chia sẻ rất cá nhân này, có thể hữu ích cho những ai có thiện chí, còn ai thấy kì kì và không hợp ý, xin lượng thứ và bỏ qua.

25-12-2021
Lê Minh Huân
(Thạc sĩ Tâm lý)

Bảo Trầm (baotram.vn) – thương hiệu nhang sạch cho mọi nhà
Share on facebook
Facebook
Share on pinterest
Pinterest
Share on twitter
Twitter
Share on email
Email

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Subscribe To Our Newsletter

Subscribe to our email newsletter today to receive updates on the latest news, tutorials and special offers!